نموذج خطاب رسمي جاهز pdf من النماذج التي تحمل في طياتها طريقة محددة عند كتابتها، لذا يفضل أن يتناول كتابته أحد الأشخاص الذين يمتلكون الخبرة حتى يتوافر فيه العناصر الهامة والأساسية المطلوبة حتى يحقق الهدف الذي تم كتابته من أجله، وهو مساعدة الكثير من الموظفين والمدراء ورجال الأعمال في الحصول على أفضل نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة لمراسلة كبرى الشركات الأخرى بشكل يضمن الرد عليه، وسوف نوضح لكم فيما يلي أهم نموذج خطاب رسمي جاهز pdf .
محتويات
نموذج خطاب رسمي جاهز pdf
أهم ما يميز الخطاب الرسمي الجاهز هو احتوائه على العديد من العناصر الأساسية والجوانب الهامة التي لا تتوافر في كافة أنواع الخطابات الرسمية الأخرى، كما أنه يتميز بكونه مقدم أعلى المناصب العليا سواء كان المدراء أو الوزراء أو الرؤساء في بعض الأحيان، لذا يجب أن الشخص الذي يقوم بكتابته يجب أن تتوافر إليه الخبرة الكافية والكفاءة العليا في كتابة الخطابات والإلمام بقواعد اللغة العربية، حتى يتمكن من كتابة نموذج خطاب رسمي جاهز يستوفي كافة الجوانب والتي تتمثل في بيانات المرسل، والاسم والصفة الوظيفية للشخص المرسل إليه، إلى جانب المؤسسة التي ينتمي إليها كلا منهما، ولكن يجب مراعاة أن يكون الخطاب ذات محتوى هادف دون أي أخطاء، وسوف نوضح لكم فيما يلي بعض نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة على النحو التالي:
النموذج الأول شكوى ضد مستأجر
أنه في يوم …… الموافق …./…../…../
بناء على طلب الأستاذ/…….. المقيم ……..، ومحله مكتب الأستاذ………… المحامي، الكائن في العنوان …………..
أنا ……… محضر محكمة ………… الجزئية وقد انتقلت في التاريخ المحدد أعلاه وأعلنت السيد……….. المقيم في ………قسم ………محافظة ………، مخاطباً مع………..، وأعلنته بما يلي:
بموجب عقد إيجار مؤرخ ……….. استأجر المعلن إليه من الشخص الطالب ما هو ………. بغرض استعماله في ………. بالعقار رقم …….. الكائن بشارع………قسم ……….محافظة ………، وذلك مقابل إيجار شهري قيمته…….. ……. جنيه، يتم دفعها مقدما في أول كل شهر، بالإضافة إلى دفع قيمة كافة ملحقات الأجرة من عوائد واستهلاك مياه وخلافه، وتفصيلها على النحو التالي: ………. جنية قيمة الإيجار الشهري، ……… جنيه قيمة استهلاك المياه، وبذلك يكون الإجمالي مبلغ وقدره ……… جنيه.
وبما أن المعلن إليه قد تقاعس عن سداد قيمة الإيجار الشهري المستحق بدءاً من تاريخ ……… وحتى تاريخ هذا الإنذار والذي يقدر بإجمالي مبلغ ………جنيه، وتحاسب في ذلك عدد الشهور في حاصل ضرب القيمة الإيجارية الشهرية، مما اضطر صاحب العقار إلى تكليف المعلن إليه بالوفاء بالقيمة الإيجارية الشهرية المتأخرة وذلك بموجب الإنذار الرسمي على يد محضر، أو عن طريق خطاب رسمي موصى بعلم الوصول دون مظروف ، ولذا فقد تم إعلان الشخص المعلن إليه بتاريخ ……./……./….. إلا أنه لم يحرك ساكناً،
ولكم جزيل الشكر.
النموذج الثاني خطاب شكوى رسمي
تاريخ …….
المرسل…….
تحية طيبة وبعد
السيد رئيس الإدارة التعليمية في محافظة……..
نظراً لما هو معروف عن سيادتكم من حرص دائما على الصالح العام للإدارة التعليمية بالإضافة إلى الصالح العام لجميع العاملين والموظفين بها دون استثناء، فإنني أود أن أرفع إليكم شكوتي بخصوص نقلي من مكان عملي الذي تنتمي إليه منذ أكثر من ٧ سنوات إلى مكان آخر والذي سوف يوقع على بالضرر والمتاعب المادية والمعنوية وذلك في حالة الذهاب والإياب بصفة يومية من وإلى مكان العمل الجديد.
لذا فإني التمس من سيادتكم إعادة النظر في هذا القرار بتعديله أو بسحبه، ولكم مني جزيل الشكر والتقدير، مرفق مع هذا الخطاب جميع الوثائق الرسمية والمستندات المطلوبة اللازمة
تفضلوا بقبول كامل الاحترام والتقدير والامتنان، مقدمه لكم ………
أمور يجب اتباعها عند كتابة نموذج خطاب رسمي جاهز
هناك العديد من الشروط والأحكام الأساسية التي يجب اتباعها للحصول على أفضل نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة لمراسلة كبرى الشركات، وسوف نوضح لكم فيما يلي أهم تلك الشروط والأحكام على النحو التالي:
- يجب استخدام الصيغة الرسمية للتاريخ وهي على النحو التالي شهر / يوم / سنة.
- يجب إضافة بعض من عناصر التواصل التي تتعلق بالشخص المرسل وهي على سبيل المثال رقم الهاتف أو العنوان أو عنوان البريد الإلكتروني، ومراعاة عدم كتابة أي من معلومات الاتصال الواردة في الهامش السفلي أو العلوي لنموذج الخطاب.
- يجب أن يكون النموذج ذات محتوى هادف دون إطالة.
- يجب عند كتابة نموذج خطاب رسمي جاهز أن يتم كتابة العبارات بصيغة الجمع، واستخدام العبارات والمفردات المناسبة والصحيحة والتي تؤدي هدفها دون إطالة .
- استخدام العبارات والمفردات التي تتناسب مع طبيعة الشركة.
- على الشخص الذي يقوم بكتابة النموذج أن يتأكد من أن النموذج لا يتضمن أي من الأخطاء الإملائية أو الأخطاء اللغوية في المعلومات أو البيانات التي يتضمنها النموذج، سواء كان النموذج يكتب باللغة العربية أو باللغة الإنجليزية.
- على الشخص الذي يقوم بكتابة النموذج أن يلتزم بتطبيق قواعد اللغة العربية، مثل الاهتمام بقواعد اللغة العربيّة، وعلامات الترقيم، ولكن مع مراعاة للحفاظ على الطابع الرسمي الخاص بنموذج الخطاب.
كيفية كتابة الخطابات الرسمية
هناك العديد من الأمور الهامة التي يجب اتباعها عند كتابة نموذج خطاب رسمي جاهز موجه إلى أحد الجهات الرسمية المختصة سواء كانت جهة حكومية أو قطاع خاص، وسوف نوضح لكم فيما يلي أهم تلك الأمور مع توضيح تفصيلي للخطوات المتبعة.
- نوع الخطاب الرسمي
يوجد العديد من الأنواع الخاصة بالخطاب الرسمي جميعها تتشابه في الشب العام لها، ولكنها تختلف في مضمونها وهدفها عن بعضها، حيث أن هناك بعض النماذج الرسمية المقدمة من شخص إلى أحد الجهات الحكومية، ويكون الهدف منها تقديم نوع من الشكاوى، كما يوجد نوع آخر وهو النموذج المقدم من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى ، أو نموذج مقدم من جهة حكومية إلى أحد الأشخاص المحددة وذلك بهدف إعلامه بأمر ما، وعلى الرغم من تعدد الأنواع واختلاف أهدافها، إلا أنه في نهاية المطاف يجب أن يكون الخطاب ملم بكافة الجوانب حتى يصبح نموذج خطاب رسمي جاهز على أعلى مستوى من الاحترافية.
- شكل الخطاب الرسمي
مما هو جدير بالذكر أن ليس هناك اختلاف جوهري يذكر في أشكال كافة أنواع الخطابات الرسمية الجاهزة، بينما يقتصر الاختلاف على مضمون النموذج أو الهدف منه، حيث أن كافة الخطابات الرسمية يتم كتابتها على ورق ذات لون ابيض، أو ذات اللون الأصفر الفاتح، مع مراعاة أن يتم وجود شعار الجهة التي يوجه إليها نموذج الخطاب الرسمي.
كما يجب مراعاة عدم احتواء النموذج على أي من الرسومات أو الصور، كما أنه لا يجب أن يحتوي الخطاب على إطار، وترك مسافة مناسبة بين الأسطر، حتى يكون نموذج الخطاب ذات شكل نهائي منسق .
- صيغة الخطاب
مما لا شك أن كافة الخطابات تبدأ بالتحية الرسمية التي توجه إلى أحد الأشخاص أو أحد الجهات الرسمية المحددة، ويلي ذلك إلقاء التحية والتقدير مثل تحية طيبة وبعد، ويليه يكتب اسم الشخص المرسل، ثم كتابة الهدف من نموذج الخطاب بطريقة مختصرة.
- محتوى الخطاب الرسمي
يجب أن يتضمن محتوى الخطاب على عدة عناصر الهدف منها توضيح الغرض أو السبب بطريقة مختصرة
- خاتمة الخطاب
في النهاية يجب تقديم الشكر إلى الجهة أو الشخص الموجه إليه الخطاب.