اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته واختمه بتوصيات مناسبة لموضوع الاجتماع، يعد محضر الاجتماع عبارة عن ورقة يتم وضع فيها نقاط الجلسة أو الاجتماع المقام من اجل التعرف عليها، كما ويختلف محضر الاجتماع من ناحية طريقة التوثيق، ومن هذه الأنواع إما ان يكون سمعي كالتسجيل في شريط صوتي، أو بصري كالتسجيل بكاميرا فيديو، حيث محضر الاجتماع من الضروري تواجده في كل اجتماع فلا يخلو أي جلسة أو اجتماع إلا ويتواجد فيه محضر اجتماع؛ وذلك من اجل توثيق النقاط المهمة والرئيسية المذكورة في الاجتماع .
محتويات
محضر الاجتماع الذي حضرته
نسيق لكم بعض محاضر الاجتماع التي تأتي تلبية لطلب طلاب الثانوية العامة، وذلك من اجل التعرف على كيفية عمل المحضر وما يأتي فيه، وذلك من خلال التالي :
محضر الاجتماع:
” تم الاجتماع في الحصة الثانية يوم الأحد وبتاريخ الثاني والعشرون من الشهر السابع ، وبحضور ثمانية عشر طالبا تم مناقشة توزيع المهام بين الأعضاء حيث تم تكليف المجموعة الأولى وهي مكونة من خمسة طلاب بتقديم ثلاثة نماذج مبتكرة تجسد ملحمة التوحيد في بلادنا. وكلفت المجموعة الثانية المكونة من أحد عشر طالبا بتصميم شعارات وطنية تعبر عن مسيرة المملكة العربية السعودية “.
نموذج محضر اجتماع جاهز
نستعرض لكم نموذج من أجل التعرف على كيفية اعداد محضر اجتماع ، وذلك خلال التالي :
إنه في يوم …………. الموافق ….. ….. …. تم اجتماع ………………………
الساعة ………… تحت رعاية ….. ……………. وبحضور ……………..
وغياب ………. , ………… , ………… وذلك لمناقشة
جدول الأعمال
1- ………………….
2- ………………….
3- ………………….
أهم القرارات والتوصيات :
وقد أسفرت المناقشات عما يلي :
1- …………………..
2-…………………….
3-…………………….
4- ……………………
5-…………………….
وقد اتفق الحضور على أن يعقد الاجتماع التالي في يوم …………..
الموافق ……….. وانتهى الاجتماع في تمام الساعة ……………….
التوقيع ………… …………… …………….
………… ……………. …………………..
تحت إشراف : ………………………
أمور يجب مراعاتها عند كتابة محضر اجتماع
بعض الأمور التي يجب الاطلاع عليها من اجل كتابة محضر بشكل جيد ودون وجود أخطاء في كتابته، وذلك عن طريق العمل بالخطوات التالية :
- مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق.
- الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.
- تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
- عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر.
- لجلوس بالقرب من مدير الاجتماع.
- كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
- كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها.
- عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة.
محضر الاجتماع يتواجد في جميع المؤسسات، مثل المؤسسات التعليمية والحكومية والشركات الخاصة العامة، اذ أن في كل مؤسسة يوجد العديد من الاجتماعات التي تعمل على تنمية المؤسسة بالشكل الصحيح، فلا بد من وضع النقاط المهمة بين أيدي الموظفين من أجل اخذها بعين الاعتبار وعدم نسيانها .