ما هي صفات السكرتير الناجح، من الوظائف المحورية المكتبية التي يقوم عليها العديد من الاعمال هي مجال السكرتارية، فالسكرتير هو موظف جوهري ومهم تقوم على عاتقة العديد من المهمات التي تحملها به المؤسسات التي يعمل فيها، حيث ان السكرتير هو الشخص الذي تنوط به كافة المهمات الادارية والارشفية والتنظيمية التابعة للمؤسسات، حيث انه يشرف على سير بروتوكول العمليات التنظيمية في المؤسسة، من حيث تنظيم اللقاءات والاجتماعات والتواصل مع كافة الجهات الداخلية في المؤسسة والخارجية أيضاً، كما ان السكرتير يقوم بالرد على الاستفسارات الخارجية والتواصل مع الجمهور خارج المؤسسة، ويقع على عاتق السكرتير حفظ كافة المعلومات والمعاملات والبيانات التي تقوم بها الشركة في أرشيف خاص بها، ولكن ليس كل سكرتير هو سكرتير ناجح، فهنا يطرح السؤال ما هي صفات السكرتير الناجح.
محتويات
ما هي مواصفات السكرتير الناجح
ما هي صفات السكرتير الناجح؟ لنتعرف على اجابة هذه السؤال كل ما علينا هو الإلمام بكافة الصفات التي يتميز بها السكرتير الناجح من مختلف النواحي ومنها ما يلي:
- الصفات السلوكية للسكرتير الناجح والتي من أهمها:
- المظهر الخارجي الأنيق والمناسب من حيث الملبس واللباقة والتنسيق.
- أن يتمتع السكرتير بقوة الشخصية.
- امتلاكه لمهارة التواصل مع الاخرين بأسلوب لبق ومناسب.
- مهارة المحادثة، والقدرة على التصرف بشكل سليم في مختلف المواقف.
- الفطنة والبديهة السريعة، وان يمتلك ذاكرة قوية، بحيث يمكنه حفظ المعلومات الخاصة بالمؤسسة التي يعمل بها، والتمكن من استرجاعها بصورة سليمة وفي الوقت المناسب لها.
- امتلاكه فن الذوق والأدب واللباقة في التعامل مع الآخرين.
- إعارة الوقت الاهتمام الكافي، فكل الاعمال التي تعتمد عليه ترتبط بتنظيم الوقت وحسن ادارته والالتزام بكافة المواعيد المسبقة الحجز لتعكس صورة المصداقية عن المؤسسة التي ينتمي لها.
- الاخلاص في العمل والتعبير عن الانتماء للمؤسسة التي يعمل بها.
- رجاحة العقل واتزان الشخصية من الصفات المهمة للسكرتير الناجح، كا يجب ان تتوفر فيه المرونة العالية في الاداء للمهمات.
مقومات السكرتير الناجح
- الصفات المهنية والتي من أهمها :
- حصوله على المؤهل العلمي في نفس التخصص، حيث يشترط ان يحمل درجة البكالوريوس أو درجة الدبلوم على أقل تقدير.
- امتلاكه لمهارة التعلم المستمر، بحيث يستطيع مواكبة كل التطورات المهنية التي تحدث على حقل الاعمال الإدارية على وجه التحديد، وكذلك مواكبة كافة التطورات التقنية التي تحدث في عالم الاعمال بشكل عام، وخاصةعبر استخدام كافة الادوات والأساليب المكتبية.
- امتلاك كافة المهارات التقنية والتكنولوجية الأساسية، وخصوصاً في مجال الحاسوب، كونها تعتبر الخط الاساسي الذي تسير عليه كافة اعمال السكرتاريا في مختلف المؤسسات.
- اداكه للمهارات الادارية المكتبية المتطورة.
- اتقان مهارات الاعمال الأرشيفية.
- القدرة على كتابة التقارير بشكل دقيق.
- امتلاك مهارة صياغة وإعداد الاتصال الداخلي والخارجي بشكل سليم.
- امتلاك خبرة للتعامل مع البريد.
- امتلاك روح الانتماء للفريق واحد، وكذلك تحمل أعباء العمل الفردي.
- امتلاك شخصية تفاوضية مقنعة، بحيث تتقبل الرأي والرأي الآخر دون الانزعاج منه.
- الاطلاع على سبل التحليلات المالية والإدارية، وأن يكون له باع في مجال التدقيق على وجه الخصوص.
- الصفات الأخلاقية والتي من أبرزها ان يتمتع السكرتير بالصدق وبالأمانة وبالنزاهة والالتزام وبالموضوعية وبتحمل المسؤولية.
ما هي صفات السكرتير الناجح، لكي نعرف صفات السكرتير الناجح يجب علينا أن ندرك بأن هنالك العديد من أنواع السكرتاريا والتي تتنوع على حسب المهام التي يقوم بها السكرتير في المؤسسة التي يعمل بها، ومن أهم انواع السكرتاريا هي : السكرتارية العادية، والسكرتارية الإدارية، والسكرتارية التنفيذية.