من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات، يمكن تعريف محضر الجلسات على أنه السجل المكتوب لكل ما حدث أثناء الاجتماع أو أثناء الجلسة، حيث يتم استخدامه لإبلاغ الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع بما حدث في هذا اللقاء، أو لتتبع ما تم تحديده خلال الاجتماع حتى تتمكن من إعادة النظر فيه واستخدامه لإبلاغ القرارات المستقبلية، من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات.
محتويات
أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات
يساعد الاجتماع المخطط له جيدًا على ضمان محضر الجلسات الفعال، فإذا عمل الرئيس والسكرتير أو محرر المحضر معًا لضمان التفكير الجيد في جدول الأعمال والاجتماع، فإن ذلك يجعل أخذ رؤوس الأقلام حول محضر الجلسات أسهل بكثير، على سبيل المثال، اعتمادًا على هيكل الاجتماع والأدوات التي تستخدمها، يمكن أن يعمل محضر الجلسات مع الرئيس
إلى إنشاء تنسيق مستند يعمل كجدول أعمال ومخطط محضر للجلسات أيضًا، حيث من المهم الحصول على نسخة من جدول أعمال الاجتماع واستخدامه كدليل أو مخطط تفصيلي لتدوين الملاحظات في محضر الجلسات، وإعداد تنسيق جدولك، وإعداد المحاضر مع ترتيب العناصر وترقيمها في محضر الاجتماع بطريقة مطابقة لتلك الموجودة في جدول الأعمال، كما تشكل مهارة الاستماع والانصات الجيد من أبرز المهارات التي يجب على كاتب محضر الجلسات ان يتقنها، بحيث لا يجب أن ينشغل تفكيره بأي أمر آخر سوى تتبع خطوات الاجتماع وتدوينها، فالتركيز هنا هو الدور الفاعل في كتابة محضر الجلسات، كما ان التدوين السليم هو مهارة لا غنى عنها في كتابة محاضر الجلسات، بحيث لا يجب تفويت أي معلومة دون تدوينها سواء كانت صغيرة أو كبيرة، كونها قد تكون مؤثرة في سير العمليات اللاحقة لهذا الاجتماع.
- السؤال هو: من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات؟
- الإجابة هي: الاستماع والتدوين.
عندما نتولى دورًا جديدًا ككاتب لمحضر الجلسات أو سكرتير، يجب أن نتأكد من سؤال رئيس اللجنة أو مجلس الإدارة عن توقعاتهم من دورنا أثناء الاجتماع، بالإضافة إلى نوع التفاصيل التي يتوقعها في المحضر، وذلك لكي نلبي رغبات المسؤولين عبر تدوين ناحج للأفكار المعروضة خلال الاجتماعات والجلسات.