يسعدنا أن نرحب بكم في موسوعة المحيط، جئنا اليوم لنقدم لكم مقال بعنوان” اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته” وسوف نشرح لكم كيفية كتابة محضر اجتماع وكيفية تقديمه، ويعتبر محضر الاجتماع هو توثيق ما يحصل في الاجتماع من ملاحظات ومن أفكار طروحات في الاجتماع، ويتم صياغتها بشكل جميل حتى يتم قراءتها بشكل واضح بعد ذلك، ويتم كتابة الملاحظات وأمام كل ملاحظة صاحب الملاحظة او الفكرة، ومحاور الاجتماع ينقسم إلى ثلاثة أقسام وهي التقديم، العرض، والخاتمة.
محتويات
اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته
محضر الاجتماع عبارة عن ورقة يتم فيها تدوين وصياغة الملاحظات والأفكار والتعليقات والتدخلات لمعرفة كل ما يحصل من مجريات الاجتماع ومعرفة القرارات والتوصيات التي تم الاتفاق عليها والتوصل إليها أخير من قبل جميع الأعضاء المشاركين في الاجتماع، وتوقيع كل عضو على محضر الاجتماع، ويتم كتابة محضر الاجتماع وفق ثلاثة محاور وهي الآتي: –
- التقديم
ويتم التسجيل وكتابة تاريخ اليوم ومكان الاجتماع وتوقيت بداية الاجتماع، واسم رئيس الاجتماع، وأسماء الحضور وأسماء الغائبين عن الاجتماع، ومع كتابة قائمة الأفكار وجدول الاجتماع وتدوين جميع أفكار النقاش.
- العرض
وهو كتابة كل أحداث الاجتماع كلما يكتب محرر محضر الاجتماع بشكل موجز والقرارات التي تم اتخاذها والتحفظات إن وجدت.
- الخاتمة
ويتم تسجيل فيها الملاحظات الختامية ووقت إنتهاء الاجتماع.
نموذج جاهز لمحضر اجتماع
إنه في يوم …………. الموافق ….. ….. …. تم اجتماع ………………………
الساعة ………… تحت رعاية ….. ……………. وبحضور ……………..
وغياب ………. , ………… , ………… وذلك لمناقشة
جدول الأعمال
1- ………………….
2- ………………….
3- ………………….
أهم القرارات والتوصيات :
وقد أسفرت المناقشات عما يلي :
1- …………………..
2-…………………….
3-…………………….
4- ……………………
5-…………………….
وقد اتفق الحضور على أن يعقد الاجتماع التالي في يوم …………..
الموافق ……….. وانتهى الاجتماع في تمام الساعة ……………….
التوقيع ………… …………… …………….
………… ……………. …………………..
تحت إشراف : ………………………
شروط أساسية يتم الاعتماد عليها عند كتابة الاجتماع
- الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع.
- كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
- كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها.
- عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة.
- الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.
- تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
- عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر.
- مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق.
وفي الختام نشكركم على قراءتكم لمقالنا لهذا اليوم والذي تحدثنا فيه عن “اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته” ونتمنى أن يكون قد نال إعجابكم، ودمتم بود.